-
Ontvangstfysieke post
DocCare ontvangt en sorteert uw fysieke post als declaraties, polisbescheiden, facturen, medische dossiers, personeelsdossiers en faxen. Hiervoor maken we gebruik van onze eigen koeriersdiensten. U kunt er ook voor kiezen uw post rechtstreeks te laten bezorgen op onze locatie in Tiel door hier bijvoorbeeld een eigen postbus te openen. -
Voorbereidendwerk
In deze fase worden de enveloppen machinaal geopend waarna deze worden geledigd. Voorafgaand aan de digitalisering wordt de fysieke post eerst ontdaan van nietjes en ezelsoren. Beschadigde documenten worden professioneel hersteld. -
Van fysieknaar digitaal
Van postzegel tot bouwtekening: DocCare scant fysieke data van ieder formaat op de hoogste kwaliteit. We beschikken over de nieuwste hard- en software, waarmee we documenten van ieder formaat kunnen digitaliseren. -
Verwerkingdigitale data
Wilt u voorlopig zelf blijven scannen, dan is dit geen enkel probleem. U kunt uw gescande documenten als facturen of nota's , e-mailverkeer, faxen etc. via een beveiligde dataverbinding voor verdere verwerking bij DocCare aanleveren. Speciaal hiervoor heeft DocCare conversiesoftware ontwikkeld.
Kwaliteit vraagt om geavanceerde moderne apparatuur
DocCare maakt gebruikt van de meest geavanceerde scanapparatuur. Er worden speciale documentscanners ingezet die een zeer efficiënte invoerwijze voor documenten bevatten. Deze documentscanners beschikken ook over faciliteiten die een zeer snelle beeldoverdracht mogelijk maken van scanner naar computer. Mede hierdoor kan DocCare kwaliteit en lage kosten waarborgen.-
Herkennenen indelen
Met speciale OCR-technologie worden specifieke documentgegevens tijdens het digitaliseren herkend en geclassificeerd. Deze documentclassificatie is uiterst betrouwbaar en zorgt voor hoge kwaliteit, snelheid en verlaging van de arbeidskosten. De documenten kunnen daarna eenvoudig naar categorie en type worden ingedeeld. -
Indexering
Tijdens het indexatie proces worden documenten via OCR-technologie voorzien van metadata en wordt de inhoud van de documenten - de zogenaamde microdata - vastgelegd op basis van uw specifieke wensen. -
Handmatigedataverrijking
Ontbrekende en niet automatisch herkende data wordt handmatig verrijkt op onze eigen Data Entry afdeling. Onze medewerkers zijn hiervoor speciaal opgeleid. -
Kwaliteitscontrole
DocCare streeft altijd naar de hoogst haalbare kwaliteit. Na een interne kwaliteitscontrole beschikt u over een 100% sluitend digitaal bestand.
Ondersteuning op afstand
DocCare heeft naast dataprocessing vanaf de eigen locatie in Tiel, ruime ervaring met Remote Werken: werken op afstand in het systeem van de opdrachtgever. Via een vaste, beveiligde lijnverbinding bieden onze medewerkers zo administratieve ondersteuning aan de klant.-
Ontsluitenvan de data
DocCare levert u de gedigitaliseerde bestanden aan voor verdere bewerking binnen uw eigen systeem en proces. Dit gebeurt via een vaste, beveiligde datalijnverbinding of via andere gegevensdragers. De criteria waaronder dit plaatsvindt worden vooraf met u afgestemd. -
Document ManagementSysteem (DMS)
Altijd en overal inzicht in uw documentlogistiek ? Indien gewenst kan DocCare ook een passend web-based Document Management Systeem leveren waarmee uw data ongeacht tijd of plaats permanent beschikbaar is.
Uw voordelen
DocCare biedt volledige, gedigitaliseerde bedrijfsinformatie die altijd en
overal beschikbaar is. Uw voordelen op een rij;
Documentatie beter vindbaar en compleet
DocCare maakt het mogelijk documenten te zoeken op basis van trefwoorden. Daarnaast worden alle documenten bij dataprocessing volledig aangevuld tot een 100% digitaal bestand.
Documentatie toegankelijk voor meerdere personen tegelijk
Digitale bestanden bieden de mogelijkheid om één document met meerdere personen tegelijk te bekijken.
Eenvoudig en veilig delen van bedrijfsinformatie
Digitale documenten zijn makkelijk vindbaar en direct te versturen. U kunt ze voor het verzenden eventueel voorzien van een wachtwoord.
Hogere efficiëntie en een sterke foutreductie
Ervaring wijst uit dat digitalisering de efficiëntie verhoogd en het aantal fouten in de verwerking aanzienlijk reduceert. Dit brengt een mooie kostenbesparing met zich mee.
Kosten- en ruimtebesparing
Digitale post vraagt geen fysieke ruimte om gegevens op te slaan en u heeft meteen ook geen personeel meer nodig om uw archieven te beheren.
Passende toegangsrechten op het netwerk voor verschillende gebruikers
U kunt met DocCare al uw documenten beveiligen, waarbij u per document en gebruiker afzonderlijk de toegangsrechten kunt bepalen.
Poststukken direct naar de juiste persoon, afdeling of proces
U stuurt informatie sneller en rechtstreeks naar de juiste persoon, zonder tussenkomst en inzage van anderen.
Snelle toegang tot alle informatie
Alle informatie staat verzameld en gesorteerd op één centrale plek: u vindt dus meteen wat u zoekt.
Verduurzaming van uw documenten
Door digitalisering raken documenten niet meer zoek en behouden zij door de jaren heen hun kwaliteit. Ook hoeft er veel minder te worden geprint, wat het milieu ten goede komt.
Klanten die de voordelen al kennen
Consultancy
