Door het digitaliseren van deze dossiers realiseert Rijkswaterstaat een substantiële besparing op de kosten van archivering en op het vraagproces.
Daarnaast zijn de documenten tijd- en plaatsonafhankelijk te ontsluiten.

Het digitaliseringsproces is in januari gestart en zal eind februari worden afgerond.

Met ruim 200 medisch specialisten en meer dan 2000 bedden behoren zij tot de top 20 van grootste zorginstellingen in Nederland. Het bieden van de best mogelijke kwaliteit van zorg is voor Zorggroep Leveste Middenveld hét speerpunt.

Ook is ZLM met meer dan 5200 medewerkers de grootste werkgever in Drenthe.

Het managen van de personele processen is met een dergelijk personeelsbestand een hele exercitie. In dit kader wordt Zorggroep Leveste Middenveld ondersteund door software van AFAS. Ter optimalisatie van deze personele processen zullen de fysieke personeelsdossiers worden gedigitaliseerd door DocCare en worden geïmporteerd in AFAS volgens het met ZLM overeengekomen indelingsmodel.

Het project is in volle gang en zal medio februari opgeleverd worden.

Presteren, motiveren, samenwerken en functioneren in teamverband is dagelijks aan de orde. Teamwork is daarbij van groot belang, of dat nou in een sportteam, werkteam of in een klant-leveranciersrelatie plaats vindt. In een goed functionerend team zijn talenten bij elkaar gebracht die elkaar aanvullen en versterken zodat er synergie ontstaat en aan verwachtingen wordt voldaan. Het bepalen van gezamenlijke doelen en effectief met elkaar communiceren zijn daarbij de basisprincipes om samenwerking tot succes te laten leiden.

Na de lunch zijn deze basisprincipes op een boeiende en sportieve wijze in de praktijk gebracht op “Golfbaan de Batouwe” in Tiel. Na een levendige evaluatie werd de dag afgesloten met een prijsuitreiking onder het genot van een hapje en een drankje. Kortom het was een zeer geslaagde en enerverende dag!

Volume:

• 33.000 HR dossiers
• 2.5 miljoen documenten
• 10 miljoen bladzijden

PostNL stelde verschillende formele en inhoudelijke eisen ten aanzien van de classificatie van de documenten in het HR-dossier waaraan DocCare moest voldoen. De verschillende documenten in het dossier dienden te worden geclassificeerd aan de hand van een vooraf overeengekomen classificatiemodel.

Voorwaarden die werden gesteld ten aanzien van doorlooptijden waren de volgende:

• Doorlooptijd binnenkomst dossier tot teruglevering data ≤ 5 werkdagen
• Lichting dossier (urgente scan) ≤ 1 werkdag (24 uur)
• Totale doorlooptijd project ≤ 16 weken

De belangrijkste kwaliteitscriteria waren:

• Digitalisatie van 100% van de documenten
• 99,7% van de documenten zijn correct (chronologisch) gesorteerd
• 99,7% van de dossiers is volledig leesbaar
• 99,99% van de dossiers heeft de correcte metadata
• Het transport van de dossiers moest 100% veilig zijn

Aanpak

Voor dit project werd de standaard vijffasering van DocCare gebruikt. Elke fase heeft een eindresultaat (deliverable). Per fase zijn activiteiten benoemd. Hieronder is een samenvatting van de projectfases en activiteiten gegeven.

Fase 1: Voorbereiding

Met een uitgewerkte PvA kon DocCare de benodigde voorbereidingen treffen om deze opdracht succesvol af te ronden. De afstemming van PostNL was in dit kader belangrijk omdat het PvA een parafrase is van de RFP van PostNL. Door de afstemming werd bereikt dat de opdracht goed begrepen is. De belangrijkste taken bij deze fase waren:

• Verzamelen alle relevante documentatie
• Verzamelen interne informatie (bijvoorbeeld van eerdere soortgelijke projecten)
• Samenstellen projectteam
• Opzetten standaard DocCare projectset (PvA, Projectteam, Planning)
• Schrijven projectplan
• Opstellen procesbeschrijvingen
• Uitvoeren risicoanalyse en opstellen beheersmaatregelen
• Ontwikkeling testplan
• Goedkeuring projectplan
• Afstemmen plan en procedures met PostNL

Deliverable: Definitief Project- en communicatieplan

Fase 2: Ontwikkeling en implementatie

In deze fase werd de technische en personele oplossing voor PostNL neergezet. Zo snel mogelijk na het afronden van de gesprekken met PostNL werd gestart met de ontwikkeling.

• De belangrijkste taken bij deze fase waren:
• Voorbereiden technische omgeving
• Voorbereiden personeel DocCare
• Voorbereiden beheersomgeving
• Uitvoeren testplan volgens OTAP-methode
• Go afgeven PostNL

Deliverable: Ontwikkelde en geïmplementeerde oplossing voor PostNL bij DocCare

Fase 3: Pilotfase

De belangrijkste taken bij deze fase waren:

• Gedetailleerde voorbereiding pilot
• Borging foutloosheid pilot
• Verzamelen, transporteren, ontvangen, voorbereiden, scannen, classificeren, indexeren, sorteren, schonen, controleren, digitaal verzenden en archiveren van de 800 pilotdossiers
• Assisteren bij de audit van PostNL op de pilotresultaten
• Vastleggen bevindingen en lessons learned

Deliverable: 200 gedigitaliseerde personeelsdossiers conform specificaties in pilotfase.

Fase 4: Uitvoering

Na het succesvol afronden, na controle en naar tevredenheid van PostNL, kon DocCare starten met de verwerking van de personeelsdossiers. De belangrijkste taken bij deze fase waren:

• Bevindingen pilot verwerken en lessons learned bespreken met medewerkers
• Inroosteren benodigde medewerkers
• Borging foutloosheid verwerking
• Verzamelen, transporteren, ontvangen, voorbereiden, scannen, classificeren, indexeren, sorteren, schonen, controleren, digitaal verzenden en archiveren van de 33.000 personeelsdossiers
• Vastleggen bevindingen en lessons learned
• Continue monitoring voortgang en kwaliteit

Deliverable: 33.000 correct, volledig en tijdig gedigitaliseerde personeelsdossiers voor PostNL

Fase 5: Nazorg

DocCare bleef ook na het de laatste verwerkingen aanspreekbaar voor PostNL. DocCare stelde zich uitdrukkelijk ten doel een volwaardige en gewaardeerde business partner van PostNL te zijn en niet een eenmalige leverancier van een dienst. Gedurende het project was dit dan ook de leidraad. De belangrijkste taken bij deze fase waren:

• Opleveren eindrapportage
• Bespreken resultaten project met PostNL
• Eventuele bevindingen werden alsnog opgepakt

Deliverable: Officiële afsluiting van het project.