Hoe werkt de digitale postkamer?

Uw inkomende documenten komen binnen in de digitale postkamer van DocCare

Uw inkomende documenten kunnen op twee manieren binnenkomen. Fysiek of via een digitaal kanaal. Uw papieren documenten ontvangen wij door bijvoorbeeld gebruik te maken van onze eigen koeriersdiensten of u opent een eigen postbus op onze locatie. Uw digitale documentatie ontvangen wij bijvoorbeeld door middel van beveiligde dataverbinding.

Geavanceerde scanners | Scanning techniek | batch scanning

De verwerking van uw inkomende documenten

Uw inkomende papieren documenten worden door ons gescand met geavanceerde documentscanners. Na het digitaliseren van deze inkomende documenten komen ze direct in de digitale postkamer terecht. Uw digitale documenten (bijvoorbeeld MS Word, PDF), maar ook vooraf aangewezen e-mailboxen (inclusief bijlagen) en faxservers komen direct in de digitale postkamer.

Uw inkomende informatie is direct geclassificeerd en geïndexeerd

De ware kracht van de digitale postkamer gaat schuil in de zeer krachtige OCR technologie van onze software. Hiermee worden specifieke eigenschappen van al uw documenten herkend en wordt als documentinformatie geclassificeerd en geïndexeerd. Deze documentclassificatie is uiterst betrouwbaar en zorgt ervoor informatie direct naar categorie en type wordt ingedeeld. Ontbrekende en niet automatisch herkende data wordt handmatig verrijkt op onze eigen Data Entry afdeling. Onze medewerkers zijn hiervoor speciaal opgeleid.

Analyse | OCR | Indexering | Data | Classificatie
Digitale Postkamer | DocCare | Digitale documenten

Uw ontvangt uw inkomende documenten digitaal

Nadat uw inkomende documenten gedigitaliseerd, geclassificeerd en geïndexeerd zijn, ontvangt u de documenten digitaal retour. Op basis van uw specifieke wensen wordt bekeken hoe de inkomende documentstromen op effectieve wijze geïntegreerd kunnen worden in uw eigen informatiesysteem. DocCare kan uw documenten in vrijwel elk gewenst formaat bij u aanleveren. Bovendien kunnen de documenten ook direct gedistribueerd worden naar het juiste proces, de juiste afdeling of de juiste persoon binnen uw organisatie.

Laat DocCare ook uw digitale postkamer verzorgen